La GED (gestion électronique de documents vivants collaborative) est avant tout organisationnelle et ne se résume pas à un logiciel ou à une description technique ou marketing. Bien appliquée, c'est une « vision » d'entreprise et une méthodologie d’amélioration des performances où l'on doit chercher à anticiper et non à réagir aux événements comme on le fait habituellement avec d'autres outils et d’autres méthodes !
Précisons : si l’on doit détailler, voici les objectifs de la mise en place d’une GED dans une entreprise.
1) créer une cohésion d’équipe, un chemin commun, une vision claire des objectifs à atteindre.
Même si cela semble éloigné c’est un acte très simple : la création du vocabulaire « commun » au groupe qui peut amener ces bénéfices.
Bien évidemment la démarche de définition du vocabulaire ne sera pas suffisante à elle seule, mais celle qui consistera jour après jour à :
- utiliser un vocabulaire commun
- suivre un processus commun (c'est-à-dire un ensemble d’étapes mis au point ensemble en support de la « vision » d’entreprise et avec les
apports des collaborateurs, des membres de votre équipe)
Renforcera toutes ces bases et permettra de développer de manière effective et pragmatique ce « team spirit » nécessaire à l’être humain.
A ne pas oublier : il est certes nécessaire de se sentir partie intégrante du groupe, mais encore plus important de « valoriser » les membres de votre équipe dans leurs succès. Une petite pincée de « positivisme » ne fait jamais de mal !
2) écrire une stratégie pour y arriver
Un des moyens (outils) est ce que l’on appelle du nom barbare de « workflow », en plus clair la description des étapes « critiques » d’un processus de l’entreprise.
C’est dans les choix « éclairés » par les anecdotes terrain des étapes nécessaires et suffisantes, c'est-à-dire « critiques », que se fera ou non le bon BPM (ce qui veut dire en anglais Business Process Management) et dans la réévaluation périodique au vu des succès et des échecs de la méthode écrite que se fera la « vie » de la procédure correctement adaptée aux besoins en évolution…
3) donner les outils pour « cadrer » cette stratégie.
En clair, mettre en place les outils qui supportent la méthode et la stratégie dessinée.
Lapidairement : l’objectif global est l’amélioration des performances de l’entreprise.
